Dalam bukunya yang legendaris
"The 7 Habits of Highly Effective People" (1993) Stephen R. Coveymenjelaskan bahwa seluruh aktivitas manusia dapat dibagi dalam 4 kelompok besar:
Ø Penting dan Genting.
Ø Penting namun Tidak Genting.
Ø Tidak Penting namun Genting.
Ø Tidak Penting dan Tidak Genting.
Aktifitas Anda di kantor pun dapat dikelompokkan ke dalam 4 kelompok di atas. Kelompok atau kuadran pertama, begitu Covey menyebutnya, adalah hal-hal yang penting dan genting sehingga harus segera dilakukan. Meeting yang terjadwal sebelumnya, tugas mendadak dari bos, deadline yang sudah mendesak, adalah sebagian contoh kegiatan kuadran I ini.
Berikutnya adalah kegiatan-kegiatan pada
kuadran II: hal-hal penting namun tidak harus segera dikerjakan. Contohnya adalah pembuatan budget, manpower planning, telepon kepada klien atau pelanggan untuk sekedar menjalin hubungan, dan sebagainya.
Kuadran III adalah kegiatan yang sebenarnya tidak penting namun mendesak untuk dilakukan. Misalnya tamu yang tiba-tiba datang hanya untuk mengobrol, telepon dari salesman, maupun appointment tidak penting namun terlanjur Anda janjikan.
Yang terakhir adalah aktivitas
kuadran IV, sesuatu yang tidak penting dan juga tidak harus Anda lakukan segera. Misalnya mengobrol, bermain game, menonton dan membalas e-mail-email yang tidak penting, atau bahkan melakukan chatting selama jam kerja
Kunci dari penggunaan waktu yang efektif adalah memfokuskan waktu Anda untuk melakukan kegiatan-kegiatan pada kuadran II. Sebagai seorang manajer, perencanaan, identifikasi dan antisipasi masalah, pengerjaan proyek secara bertahap dan progresif, delegasi dan follow up maupun evaluasi haruslah menjadi sebagian besar kegiatan Anda. Kadang-kadang aktifitas kuadran I terpaksa tidak bisa dihindari. Apabila bos besar tiba-tiba memanggil Anda dan memberikan tugas yang harus segera diselesaikan, tentu tidak pada tempatnya Anda menolak dengan dalih apapun. Kecelakaan kerja yang terjadi wajib segera ditangani. Telepon dari klien penting harus segera dilayani. Yang penting adalah mencegah agar seluruh tugas penting Anda menjadi urgent untuk diselesaikan karena sifat menunda-nunda, tidak antisipatif atau bahkan hanya karena lupa untuk mengerjakannya.
Kuadran II sedapat mungkin dihindari, walaupun tidak mungkin untuk menghilangkannya sama sekali. Telepon dari si kecil di rumah tetap harus dilayani kalau Anda tidak ingin dimusuhi buah hati Anda. Yang betul-betul harus dijauhi adalah kegiatan di kuadran IV. Hargai waktu Anda sendiri dengan tidak mengerjakan hal-hal yang tidak produktif, yang akhirnya membuat prestasi dan hasil kerja Anda di mata atasan menjadi buruk.
Perlu diingat bahwa untuk menilai apakah kegiatan Anda termasuk pada kuadran tertentu, Anda harus melihat "sikon" (situasi dan kondisi-red) dan waktu pelaksanaannya. Satu contoh: membalas e-mail seorang sahabat lama bisa jadi masuk dalam kategori IV bila ia sudah sering mengirim e-mail kepada Anda, dan Anda harus melakukannya di saat Anda juga harus menyelesaikan satu tugas penting. Namun kegiatan yang sama bisa masuk dalam kategori kuadran II jika Anda melakukannya disaat yang lebih senggang dan baru kali ini ia memberi kabar setelah sekian tahun. Menjalin network juga merupakan kegiatan yang penting bagi Anda bukan?
Yang penting adalah kemampuan Anda untuk menilai hal-hal yang penting. Apa yang menjadi prioritas. Sekali lagi, kuncinya adalah identifikasi prioritas. Dahulukan yang utama.
First Things First. Jadi, yang harus Anda lalukan adalah bukan
do the things right, tetapi
do the right things.
